Findentity: Akten- und Dokumenten-Management, Aktensuche, digitales Diktieren und Workflow in Verbindung mit RFID
"Findentity" heißt das System von Thax Software, das auf eindrucksvolle Weise nicht nur das Wiederauffinden von Akten in Büros ermöglicht, sondern dabei auch eine nahtlose Verbindung von Papierakten mit digitalen Akten, Dokumenten, Diktaten und einem Workflowsystem schafft. Hierzu wird jede Akte mit einem papierflachen batterielosen Sender, einem sogenannten Transponder, gekennzeichnet. Mittels RFID werden die Akten identifiziert und geben ihren Standort auf einem Raumplan am Bildschirm preis oder lassen sofort den Inhalt der elektronischen Akte aufrufen, wie z.B. Kundendaten, gespeicherte Dokumente und digitale Diktate. Findentity eröffnet damit eine völlig neue Dimension der Büroorganisation.
Was sich wie Zukunftsmusik anhört, ist schon jetzt Büroalltag. Zu den Nutzern des mehrfach prämierten und vielfach eingesetzten Hightech-Büromanagementsystems zählen neben Anwälten, Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Banken und Unternehmen auch Öffentliche Stellen. Zeitaufwand und Kosten werden mit dem leicht bedienbaren Findentity-System minimiert, die Produktivität gesteigert. Das System amortisiert sich vom ersten Tag an. Durch den modularen Aufbau erhält der Kunde ein System genau nach seinen Bedürfnissen.
Vorteile der Lösung
- Akten per Knopfdruck finden
- automatische Akten- und Personenidentifikation mittels RFID
- nahtlose Verbindung von Papierakte und elektronischer Akte
- Reduzierung von Arbeitsaufwand und Kosten, Steigerung der Produktivität und Sicherheit
- bedürfnisgenaues System durch modularen Aufbau
Best Practice
digitales Diktiersystem und RFID
Auftraggeber: Landgericht Detmold
Durch die Verbindung von elektronischer Identifikation und digitaler Diktiertechnik wird eine einzigartige Bearbeitungsschnelligkeit und -sicherheit erreicht. Wird in den Computer diktiert, ist das Diktat durch die automatische Identifikation der Akte von Anbeginn mit dieser verknüpft und wird wie von Zauberhand geöffnet, sobald die Schreibkraft die Akte über das Lesegerät ihres Arbeitsplatzes zieht. Optional kann eine Spracherkennungssoftware genutzt werden. Vielfältige Einstell- und Bearbeitungsmöglichkeiten ermöglichen ein perfektes Diktatmanagement mit schnellsten Ergebnissen.
digitales Diktiersystem und RFID
Aktenmanagement und digitales Diktieren mit RFID
Auftraggeber: Berliner Senatskanzlei - Der Regierende Bürgermeister
Berlins Regierender Bürgermeister setzt auf Zukunftstechnik und optimiert mit Hilfe von Radiofrequenzidentifikation (RFID) das Aktenmanagement, die Vorgangsbearbeitung und das digitale Diktieren. Eingesetzt wird das beim Innovationspreis 2006 der Initiative Mittelstand ausgezeichnete System "Findentity" des Anbieters Thax Software. Jede Akte bzw. jeder Vorgangshefter wird mit einem Transponder, einem batterielosen papierflachen Sender, gekennzeichnet. Dadurch lässt sich nicht nur per Knopfdruck der aktuelle Standort einer Akte feststellen, auch die Aktenbearbeitung und das digitale Diktieren werden optimiert, da der PC stets weiß, an welchem Vorgang der Mitarbeiter gerade arbeitet. Der gesamte Posteingang im Büro des Regierenden Bürgermeisters wird mit dem System erfasst und verwaltet.