OS|“Kasse“ - Lösung für Stadtkassen
Die speziell angepasste Software OS|"Kasse" bietet für Stadtkassen eine umfassende Kassenlösung mit unterschiedlicher Integrationstiefe - bis hin zu einem vollständigen Workflow-System mit integrierter elektronischer Signatur.
OS|“Kasse“ übernimmt die Verwaltung umfangreicher Dokumente, wie Ausgaben- und Einnahmeanordnungen z.B. für Einnahmen aus Ordnungswidrigkeiten, Gebührenbescheide, etc. Zahlungsanordnungen werden im Fachverfahren der Kasse erstellt, wobei zu den Anordnungsdaten automatisch eine Akte in OS|“Kasse“ angelegt und ein Barcode erstellt wird, der auf der ausgedruckten Anordnung aufgebracht ist. Diese wird zur Unterschrift an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und anschließend zusammen mit den zugehörigen Belegen zentral mit OS|Capture gescannt und in OS|“Kasse“ archiviert. Über den Barcode werden die gescannten Dokumente automatisch verschlagwortet und in der richtigen Akte abgelegt.
Vorteile der Lösung
- Elektronische Verwaltung umfangreicher Dokumentenvorgänge
- Hohe Integrationstiefe - bis hin zu vollständigem Workflow-Management mit elektronischer Signatur
- Direktzugriff auf die Archivdaten mit zahlreichen Recherchemöglichkeiten
- Prozessoptimierung durch papierlose Verwaltung
Best Practice
Auftraggeber: Stadtverwaltung Göttingen
Bereits seit März 2001 wird in verschiedenen Bereichen der Göttinger Stadtverwaltung das Enterprise Contentmanagement System OS.5|ECM zur papierlose Aktenverwaltung eingesetzt. Unter anderem findet die Software Verwendung im Rechnungsprüfungsamt und der Stadtkasse.
In der Stadtkasse werden jeden Tag eine große Anzahl von Kassenanordnungen manuell bearbeitet und verbucht. Um die Zahlungsein- und -ausgänge ordnungsgemäß verbuchen zu können, ist die Unterschrift des zuständigen Sachbearbeiters (Anordnungsersteller) und die Freizeichnung durch den Abteilungsleiter nach dem Vier-Augen-Prinzip erforderlich. Schließlich muss je nach Höhe des Betrages auch das Rechnungsprüfungsamt eine Unterschrift leisten, bevor die Unterlagen an die Finanzverwaltung weitergereicht werden können.
Ziel der Einführung einer Elektronischen Signatur war es, dieses zeit- und kostenaufwändige Anordnungsverfahren effektiver zu gestalten. Mit OS.5|ECM kann nun der komplette Bearbeitungsprozess elektronisch abgebildet und gesteuert werden. Sämtliche Anordnungen, Belege und Rechnungen werden elektronisch an OS.5|ECM übergeben und archiviert. Über das integrierte Workflow-System können sie anhand der Elektronischen Signatur weitergereicht und abgezeichnet werden.
Fazit: Der kombinierte Einsatz von digitaler Aktenverwaltung und elektronischer Signatur trägt erheblich zur Beschleunigung der erforderlichen Prozessabläufe bei, erhöht die Auskunftbereitschaft der Stadtverwaltung durch Verkürzung der Such- und Bearbeitungszeiten und hilft die Verwaltungskosten zu senken.
Referenzen
Kreis Aachen, Kreisverwaltung Düren, Landratsamt Freudenstadt, Stadt Gifhorn etc.:
Softwarelösungen für die Stadtkasse
