10.06.2008
Die Doppik ist derzeit großes Thema in den Kommunen – so auch in der Stadt Cottbus. Mit dem Stadtverordnetenbeschluss „Strategie zur Einführung eines Neuen Kommunalen Finanzmanagements auf Basis der Doppik“ wurde bereits im Dezember 2005 die Voraussetzung geschaffen, ein neues Finanzmanagement in der Stadtverwaltung einzuführen. Vorgegebenes Ziel ist der 1. Januar 2010.
Grundlage für die Erstellung der Eröffnungsbilanz ist die Erfassung und Bewertung sämtlichen Vermögens der Stadt. Hierfür wurde eine Software gesucht, die sowohl das bewegliche Vermögen als auch das unbewegliche Vermögen mit allen notwendigen Angaben erfassen, bewerten und für die Übergabe in die Anlagenbuchhaltung vorbereiten kann. Es folgten Präsentationen verschiedener Programme zur Vermögenserfassung und Bewertung, die mit den gestellten Anforderungen an die Software verglichen wurden. Daraufhin stellte die ARCHIKART Software AG eine Teststellung mit gleichzeitiger Kurzeinweisung kostenfrei zur Verfügung. Nach erfolgreichem Testbetrieb durch den Bereich Immobilien, der für die Erfassung und Bewertung aller Grundstücke und kommunalen Immobilien zuständig ist, das Recht- und Verwaltungsmanagement, das sich für sämtliches bewegliches Vermögen verantwortlich zeichnet, sowie den Grünflächenbereich entschied sich die Stadt Cottbus einstimmig für ARCHIKART. Dies erfolgte auch vor dem Hintergrund, dass ARCHIKART bereits in zahlreichen Kommunen Brandenburgs erfolgreich genutzt wird.
Zu Beginn erfolgte aufgrund des Umfangs primär die Vorbereitung der Erfassung des unbeweglichen Vermögens. So wurden die ALB-Daten eingespielt, die jetzt per Datenimport durch den EDV-Bereich der Stadtverwaltung selbstständig aktualisiert werden. Die Vorbereitungszeit nahm etwa ein Jahr in Anspruch. Dabei wurden beispielsweise die grundlegenden Auswahllisten im ARCHIKART wie die Normalherstellungskosten 2000, der Baupreisindex, die Bauwerksarten, häufige Bodenrichtwerte, die Anlagearten oder auch Sachkonten gefüllt. Außerdem erfolgte eine Dokumentation mittels Bewertungsakte und die Vorbereitung der grundsätzlichen Verfahrensweise indem ein Bewertungshandbuch erstellt wurde.
Derzeit wird eine Schnittstelle zum GIS der Stadt programmiert, die mit dem kommenden Update aktiviert werden soll. Lediglich der Bereich des Infrastrukturvermögens Straßen und Straßenzubehör sowie Ingenieurbauwerke hat sich bisher noch nicht für die Nutzung von ARCHIKART entschieden. Parallel wurde jedoch auch die Inventur des beweglichen Vermögens im ARCHIKART vorbereitet. Auch hier sind grundsätzliche Überlegungen im Voraus und Festlegungen der Verfahrensweise zur Durchführung einer ordentlichen Inventur dringend notwendig. So sind beispielsweise die Auswahllisten Verfahrensart, Verfahrenstypen und Gegenstände sorgfältig vorzubereiten, um in Zukunft eine ausreichende Auswertung der Inventardaten vornehmen zu können. Aktuell wird der Bedarf an Barcodes anhand aller zu erfassender Vermögensgegenstände ermittelt.
Eine vorausschauende Planung von Personal- und Technikeinsatz entwickelt sich mehr und mehr zur Grundvoraussetzung für die Zielerreichung „Eröffnungsbilanz 1.1.2010“. Als problematisch stellt sich momentan noch die Zuordnung der Inventare zu Kostenstellen heraus, da in der Stadtverwaltung keine flächendeckende Kosten- und Leistungsrechnung mit Einführung der Doppik geplant ist. Fazit aber ist: Die Entscheidung für die Software ARCHIKART hat sich in der Stadtverwaltung Cottbus bereits bewährt. Die Unterstützung der entsprechenden Ansprechpartner bei der ARCHIKART Software AG sowie der ARCHIKART Hotline stellte sich bisher nicht nur als sehr hilfreich, sondern auch als durchaus flexibel dar.
